Автоматизация облегчает работу
От библиотеки к информационно-библиотечному центру
Бережливые технологии призваны организовать и оптимизировать деятельность образовательной организации, снизить временные затраты и повысить эффективность и качество работы сотрудников. Екатерина ЛЬВОВА, руководитель информационно-библиотечного центра лицея-интерната «Центр одаренных детей» Нижнего Новгорода, представляет практики внедрения бережливых технологий в данном подразделении учебного заведения.
Вопросы и ответы
Бережливые технологии... Что беречь? Для кого беречь? От кого беречь? Сколько беречь? В 2019 году для сотрудников информационно-библиотечного центра вопросов было больше, чем ответов. Первый этап — отрицание. Что можно беречь в библиотеке? Обводя взглядом привычную обстановку, трудно заметить то, что плохо лежит, стоит, работает. Но надо научиться замечать. И началась череда обучающих курсов, вебинаров, изучение профессиональной литературы, практик... По прошествии времени мы готовы поделиться своими проектами по внедрению бережливых технологий в информационно-библиотечном центре.
Не успел для нас закончиться период обучения, как был объявлен режим пандемии. Но это время сотрудники ЦОДа провели с максимальной пользой. Первый проект «Оптимизация процесса книговыдачи» напрашивался, как говорится, сам собой. Большая часть читателей — это обучающиеся лицея, поэтому главная деятельность библиотеки направлена в первую очередь на информационную поддержку образовательного процесса. Основной поток читателей приходится на первую половину дня во время перемен. За 10 минут учащиеся должны дойти до библиотеки, сделать устный запрос и получить книгу.
«Как пройти в библиотеку?»
Фонд библиотеки до внедрения бережливых технологий был «разбросан» по кабинетам и залам. При обслуживании читателей сотрудники библиотеки сталкивались с рядом проблем:
— время выдачи книг значительно увеличивалось, так как библиотекари много времени тратили на передвижения по разным помещениям;
— в месте хранения основного фонда отделы располагались хаотично;
— к некоторым стеллажам проход был перекрыт другой библиотечной мебелью, и приходилось проходить к нужному отделу мимо других стеллажей, что тоже увеличивало время обслуживания.
Как результат: не все читатели могли получить библиотечную услугу в нужное им время.
Фонд библиотеки был объединен, расставлен в соответствии с библиотечно-библиографической классификацией, расстояние между стеллажами соответствует правилам противопожарной безопасности, обновлены разделители внутри отделов. Все эти мероприятия сократили время обслуживания читателей.
Переход на цифру
Второй проект — «Оптимизация делопроизводства». Библиотечные технологии сопровождаются заполнением библиотечной документации: инвентарных и суммарных книг, дневников учета работы, карточек учета пользователей, формуляров читателя, книжных формуляров и т. д.
До преобразования библиотеки в информационно-библиотечный центр вся внутренняя документация велась на бумажных носителях. Папки с документами не были подписаны, и документы в них не были систематизированы ни по направлениям деятельности, ни по хронологии, что приводило к длительному поиску нужной информации или к ее потере.
В результате все документы были переведены в электронный вид. Особую гордость вызывает электронная инвентарная книга, библиографические записи в которой восстановлены и скорректированы с даты основания библиотеки лицея. Благодаря электронной форме легко можно найти не только книги, которые есть в фонде, но и те, которые были списаны. Время на поиск нужной информации занимает меньше минуты.
Печать без проблем
История корпоративной печати в библиотеке лицея насчитывает без малого четверть века. Уже сменились несколько поколений печатающих систем, а развернутая инфраструктура печати стала весомой частью ИТ-инфраструктуры. В период трансформации библиотеки в информационно-библиотечный центр остро встал вопрос оптимизации расходов (времени и ресурсов) на печать при сохранении существующего парка печатных устройств. Так был разработан третий проект — «Оптимизация инфраструктуры печати».
Компьютерная техника в библиотеке была расставлена в разных отделах. Так, медиазал насчитывал 13 компьютеров, и только один из них был подключен к МФУ, в кабинете заведующего библиотекой находился один компьютер, который, в свою очередь, был подключен к принтеру, и в читальном зале библиотеки были установлены два компьютера, и только один был подключен к МФУ. Вся эта техника приобреталась не в одночасье. Позади долгая история развития лицея и библиотеки, а следовательно, и закупок. Покупалось множество самых разных моделей и модификаций печатающих устройств с различным установленным ПО.
Все это приводило к огромным очередям к компьютерам, подключенным к печатающим устройствам. Компьютеры, не подключенные к таким устройствам, простаивали. Если принтер ломался или в нем заканчивался тонер, то возрастала нагрузка на другие два компьютера. Но и здесь не обходилось без проблем, так как ПО было разным и не каждый документ можно было с них распечатать или документы «зависали» в очереди на печать, а после длительной идентификации документа принтером и компьютером документ распечатывался в то время, когда пользователь уже уходил из библиотеки. Все это приводило к неоправданным финансовым затратам на тонер и бумагу.
В медиазале ИБЦ находится унифицированный парк компьютерной техники с одним ПО. Компьютеры объединены в одну локальную сеть и имеют выход в интернет. Если задать печать на любом из компьютеров, то распечатанный документ можно получить у конкретного МФУ. Внедрение этого проекта снизило финансовые затраты на закупку картриджей.
В период дистанционной работы коллектив ЦОДа участвовал в проекте «Рыбаков фонда», и благодаря грантовой поддержке администрация лицея приняла решение приобрести RFID-оборудование (ПО, считыватель RFID-меток, RFID-метки, электронные читательские билеты в виде браслетов, считыватель чипов с браслетов). Благодаря этому оборудованию был реализован бережливый проект «Автоматизация книговыдачи».
При внедрении проекта перед нами стояли следующие задачи: обучение сотрудников; подготовка фонда (организовать открытый доступ); создание электронного каталога, электронной систематической картотеки статей (важно было правильно установить RFID-метку, а потом идентифицировать ее с помощью считывателя, чтобы избежать ошибок при книговыдаче).
Переход на автоматизированную книговыдачу пользователям позволил повысить качество библиотечного обслуживания, его оперативность, снизить трудозатраты, уменьшить число операций, выполняемых библиотекарем. Например, для оформления электронного читательского билета вновь поступившим обучающимся используется информация, введенная во время работы приемной комиссии и переданная в ИБЦ. Сотрудник центра заполняет лишь некоторые поля в БД «Читатель». Только один процесс записи читателя дает экономию в десятки часов рабочего времени.
Благодаря оперативности и продуктивности этого процесса увеличилась пропускная способность, почти исчезли очереди. АРМ «Книговыдача» системы ИРБИС обладает множеством возможностей, которые упрощают ведение библиотечной статистики, проверку списка должников и другие операции.
Основные принципы деятельности по внедрению бережливых технологий в ИБЦ — командная работа и стремление к развитию. Кроме того, можно с уверенностью говорить о повышении привлекательности лицея для сотрудников и учеников.
ПОДЕЛИТЬСЯ:
Новый номер
Поиск
