Оптимизация оповещения и обратной связи
Внедрение бережливых технологий в системе дополнительного образования повышает его качество с минимальными затратами, выявляет и устраняет потери в производительности обучения, утверждает Светлана МАРФИДИНА, заместитель директора по учебно-воспитательной работе Большеболдинского Дома детского творчества.
«Глаза боятся, а руки делают»
В нашем Доме детского творчества с 2020 года реализуется дорожная карта «Внедрение бережливых технологий». Как и все новое, концепция бережливости и все, что с ней связано, поначалу вызывали страх, непонимание и множество вопросов, но семинары, совещания, курсовая подготовка позволили нам во всем разобраться.
Ежегодно в Доме детского творчества реализуются проекты, большая часть которых направлена на подготовку и организацию образовательного процесса. Представим опыт реализации проекта «Система оповещения и обратной связи в МБУ ДО “Большеболдинский ДДТ”», позволившего усовершенствовать процесс документооборота и обратной связи в нашей организации.
Выбор данного проекта был неслучаен. Оповещение родителей (законных представителей) учащихся, педагогов о предстоящем мероприятии, составление, сдача и сбор информации и отчетности в срок — большая редкость. Возникает масса причин, нарушающих сроки оповещения и предоставления информации, а также подготовки отчетов. Для создания проекта была сформирована команда, которая провела картирование процессов, разработала план мероприятий по достижению целевых показателей проекта, определила его ключевые события.
Что было не так?
Текущее состояние процесса выглядело следующим образом. Реализуя план работы ДДТ, директор издает приказ о проведении мероприятия, извещая заместителя директора и заведующего хозяйством, которые в свою очередь информируют подчиненных о дате, обязанностях каждого и форме проведения мероприятия. Педагоги дополнительного образования приглашают родителей (законных представителей) учащихся с подтверждением их участия по телефону, при личной встрече, по электронной почте, затрачивая на это от двух до трех дней. Основываясь на подтверждении участия в мероприятии, педагоги составляют списки и передают их заместителю директора для формирования общего списка и подготовки материалов для награждения. Общее время на информирование и подготовку документов для награждения составило 29 часов 28 минут.
Были определены проблемы процесса:
— недостаточность альтернативных способов доведения информации до коллектива, родителей (законных представителей), учащихся;
— несвоевременное ознакомление с полученной информацией;
— потеря времени на сбор, корректировку и сдачу документов;
— нерациональное использование бумаги;
— лишние перемещения при передаче информации и отчетности.
Оптимизировать, чтобы улучшить
Основной целью проекта было сокращение времени на информирование и получение обратной связи, а также сбора, корректировки и сдачи документов.
Для достижения цели нами были реализованы следующие мероприятия:
— создана группа в Тele-gram для работников ДДТ;
— создана группа во ВКонтакте для учащихся, родителей (законных представителей) учащихся, работников ДДТ;
— создан единый аккаунт с целью использования Яндекс Диска администрацией и педагогами дополнительного образования.
Планируемое целевое состояние процесса состояло из следующих этапов. Директор размещает в группе в Тelegram приказ о проведении мероприятия и распределении обязанностей, возникшие вопросы задаются в чате и решаются в течение трех минут. Педагог-организатор публикует в группе во ВКонтакте приглашение на мероприятие с просьбой обратной связи по поводу подтверждения участия. Заместитель директора формирует общий список и готовит материалы для награждения.
Реализация проекта позволила сократить время на информирование и подготовку документов с 29 часов 28 минут до 7 часов 11 минут, что помогло высвободить 22 часа 17 минут, которые сотрудники могут потратить на выполнение других видов работ.
Нет предела совершенству!
Однако с завершением проекта наша оптимизационная деятельность не остановилась. Мы разработали и разместили на Яндекс Диске таблицы, необходимые для сдачи и сбора отчетности по полугодиям. Сейчас педагоги не распечатывают отчеты на бумаге, а заполняют таблицы в электронном виде, тем самым формируя общие данные. В настоящее время мы разрабатываем таблицы в Яндекс форме, а анкетирование сотрудников и родителей проводим уже по-новому.
Реализация данного проекта позволила не только повысить производительность нашей работы и сократить время обмена документами между администрацией и педагогами дополнительного образования, а также с родителями (законными представителями) учащихся, самими учащимися и другими образовательными организациями, но и совершенствовать ИКТ-компетентность сотрудников, учащихся и их родителей (законных представителей).
Мы еще раз убедились в том, что использование бережливых технологий способствует изменению отношения работников к своей трудовой деятельности, а непрерывное совершенствование процессов значительно облегчает деятельность образовательной организации.
ПОДЕЛИТЬСЯ:
Новый номер
Поиск
